Procesul civil se caracterizează prin aceea că este dezbătut în fața instanței de judecată. Susținerile părților împreună cu probele pe care se întemeiază sunt prezentate în fața unui complet de judecată care funcționează în cadrul unei instanța.
Însă, nu orice instanță poate să judece orice proces. Competența instanțelor fiind delimitată atât între instanțe de grad diferit, între judecătorii și tribunale sau curți de apel cât și între instanțe de același grad, între două sau mai multe judecătorii, între două sau mai multe tribunale sau între două sau mai multe curți de apel.
Un prim pas în stabilirea instanței competente este determinarea competenței materiale. Aceste reguli arată care dintre instanțele de grad diferit, judecători, tribunale, curți de apel sau Înalta Curte de Casație și Justiție, are chemarea de a judeca un anumit proces.
În competența judecătoriei sunt atribuite în mod expres o serie de cereri cum ar fi: cererile de evacuare, cererile posesorii; cererile privitoare la strămutarea de hotare și cererile în grănițuire; cererile de împărțeală judiciară; cererile privind uzucapiunea.
Un alt criteriu folosit pentru determinarea competenței judecătoriei este cel valoric, fiind de competența judecătoriei cererile al căror obiect este evaluabil în bani și are o valoare de până la 200.000 lei inclusiv.
Astfel judecătoria judecă în primă instanță cererile date expres de legiuitor în competența acesteia, precum și orice alte cereri al căror obiect este evaluabil în bani și a cărei valoare nu depășește 200.000 lei.
Mai trebuie menționat că, judecătoria, fiind instanța aflată la baza ierarhiei, judecă doar în primă instanță nu are competența funcțională de a judeca un apel sau un recurs împotriva unei hotărâri judecătorești.
Tribunalul este instanța de drept comun, acestuia revenindu-i competența de a judeca în primă instanță toate cererile care nu sunt date prin lege în competența unei alte instanțe (judecătorie sau curte de apel). De exemplu, tribunalul va judeca o cerere evaluabilă în bani a cărei valoare depășește 200.000 lei.
De asemenea, tribunalul are competența de a judeca apelurile sau recursurile declarate împotriva hotărârilor pronunțate de judecătorii în primă instanță.
O primă problemă care se pune este cum se stabilește valoarea unei cereri pentru a determina dacă instanța competentă este judecătoria sau tribunalul. În acest sens, sunt oferite mai multe reguli, care stabilesc cum se calculează această valoare.
O primă regulă arată că în stabilirea competenței se ia în calcul valoarea arătată în capătul principal și nu vor fi avute în vedere accesoriile pretenției principale, precum dobânzile sau penalitățile. Astfel, dacă Primus solicită obligarea lui Secundus la restituirea sumei de 250.000 lei din care 200.000 lei reprezentând suma efectiv împrumutată, iar 50.000 lei reprezentând penalități de întârziere, competența va reveni judecătoriei, căci valoarea la care ne raportăm este cea de 200.000 lei și nu suma totală solicitată de reclamant. Desigur, asta nu înseamnă că dacă se vor dovedi întemeiat pretențiile lui Primus acesta va obține doar suma de 200.000 lei. Acesta este doar un criteriu pentru stabilirea competenței, urmând ca în urma probelor administrate instanța să decidă dacă pretențiile formulate sunt întemeiate în tot sau în parte.
În cererile având ca obiect un drept de proprietate sau un alt drept real, cum ar fi o acțiune în revendicare, valoarea cererii se determină în funcție de valoarea impozabilă.
Apoi, odată investită, instanța rămâne competentă să judece chiar dacă reclamantul își modifică pretențiile. Revenind la exemplul anterior, judecătoria rămâne competentă să judece chiar dacă pe parcursul procesului reclamantul mărește cuantumul pretențiilor, solicitând 300.000 lei ca debit principal.
Curtea de apel, judecă în primă instanță, cu precădere cererile în materie de contencios administrativ și fiscal, această competență fiind împărțită cu tribunal, acesta din urmă fiind instanță de drept comun. Dacă un litigiu între două persoane fizice sau două societăți comerciale poate fi judecat în primă instanță de judecătorie sau de tribunal, un litigiu între acestea și o instituție publică (de exemplu Instituție prefectului) sau o autoritate publică (de exemplu Guvernul României), va fi judecat în primă instanță de tribunal sau de curtea de apel.
De asemenea, curtea de apel judecă și apelurile sau recursurile declarate împotriva hotărârilor pronunțate de tribunal.
Înalta Curte de Casație și Justiție judecă recursurile declarate împotriva hotărârilor pronunțate de curțile de apel, precum și recursurile în interesul legii și cererile privind pronunțarea unei hotărâri prealabile pentru dezlegarea unei chestiuni de drept. Ultimele două cereri nu vizează în mod direct un litigiu ci au o aplicabilitate generală având ca finalitate interpretarea unei dispoziții legale și au vocația unei aplicabilități generale, în toate litigiile unde este incidentă problema de drept dezlegată.
Odată stabilită competența materială, respectiv dacă o cerere se judecă de judecătorie, de tribunal sau de curtea de apel, se pune problema alegerii instanței competente teritorial. Dacă competența materială determină instanța competentă dintre instanțe de grad diferit, de exemplu dintre o judecătorie și un tribunal, competența teritorială determină instanța competentă dintre instanța de același grad, dintre două judecătorii, dintre Judecătoria Gherla sau Judecătoria Cluj Napoca.
Regula generală în materia competenței teritoriale stipulează că cererea de chemare în judecată se introduce la instanța în a cărei circumscripție domiciliază sau își are sediu pârâtul. Această regulă este o aplicație a principiului actori incubit probatio, reclamantul este cel chemat să dovedească temeinicia susținerilor făcute, întrucât el este cel care solicită schimbarea unei situații, obligarea pârâtului. Transpus în planul dreptului procesual acest principiu impune reclamantului să suporte costurile aferente deplasării la instanța de la domiciliul pârâtului. Desigur, dacă pretențiile reclamantului se vor dovedi a fi întemeiate și instanța va admite cererea de chemare în judecată, pârâtul va fi obligat să plătească reclamantului și cheltuielile de judecată făcute de acesta din urmă.
Dacă domiciliul pârâtului nu este cunoscut, cererea se va introduce la instanța în a cărei circumscripție se află reședința acestuia, iar dacă nici reședința nu este cunoscută, reclamantul va putea introduce cererea la instanța în a cărei circumscripție se află domiciliul său.
În cazul în care cererea este îndreptată împotriva mai multor pârâți, reclamantul poate sesiza instanța competentă pentru oricare dintre aceștia. Dacă Primus solicită restituirea împrumutului de la Secundus, domiciliat în Cluj-Napoca și Tertius, domiciliat în Oradea, cererea va putea fi introdusă atât la Judecătoria Cluj-Napoca cât și la Judecătoria Oradea.
În funcție de obiectul unor anumite cereri, din rațiuni mai lesne sau mai dificil de deslușit, legiuitorul a stipulat o competență teritorială alternativă. Astfel, pe lângă instanța de la domiciliul pârâtului poate fi competentă și instanța de la domiciliul reclamantului, în cererile referitoare la stabilirea filiației, instanța în a cărei circumscripție s-a săvârșit fapta ilicită sau s-a produs prejudiciul în cazul cererilor având ca obiect răspunderea delictuală, ș.a.m.d..
În cazul competenței teritoriale alternative, reclamantul poate alege între instanțele deopotrivă competente. Astfel, dacă Secundus, domiciliat în Craiova, este angajat la un service auto din Sighișoara și nu strânge suficient roata de la autoturismul lui Primus, motiv pentru care aceasta se desprinde în timp ce Primus se afla în Brașov. Primus poate introduce o cerere în despăgubiri la instanța de la domiciliul lui Secundus, judecătoria Craiova, la instanța în a cărei circumscripție a fost săvârșită fapta ilicită, Judecătoria Sighișoara sau la instanța în a cărei circumscripție s-a produs prejudiciul, judecătoria Brașov.
Cum orice regulă este susceptibilă de mai multe excepții, și în această materie există o serie de cereri pentru care criteriul privind domiciliul pârâtului este abandonat. Astfel, cererile privitoare la drepturile reale imobiliare se introduc doar la instanța în a cărei circumscripție este situat imobilul. Dacă Primus revendică de la Secundus, cu domiciliul în Timișoara, un teren situat în Sibiu, competența va reveni Judecătoriei Sibiu și nu Judecătoriei Timișoara.
În același sens, cererile în materie de moștenire, cereri privind validitatea dispozițiilor testamentare, cereri privind sarcina moștenirii sunt de competența instanței în a cărei circumscripție a fost ultimul domiciliu al defunctului.
Dacă reclamantul sesizează o instanță care nu este competentă să judece cererea formulată, pârâtul poate invoca excepția de necompetență, de regulă prin întâmpinare. Odată invocată, excepția urmează a fi analizată de instanța de judecată, care poate respinge excepția, reținând cauza spre judecată sau poate admite excepția, caz în care va fi sesizată instanța competentă, căruia îi va fi trimis dosarul spre a proceda la judecarea cauzei. Această din urmă instanță nu este însă legată de cele statuate de instanța care a trimis cauza, ci la rândul ei este obligată să își verifice competența. În urma acestei verificări, poate reține cauza în vederea judecării, concluzionând că este competentă sau poate reține că nu este competentă, trimițând cauza unei alte instanțe sau chiar primei instanțe. În această din urmă ipoteză avem un conflict negativ de competență, când două instanțe și-au declinat reciproc competența de a judeca. Conflictul negativ de competență se soluționează de instanța superioară comună instanțelor aflate în conflict. Astfel, conflictul dintre două judecătorii se soluționează de tribunal, conflictul între două tribunale se soluționează de curtea de apel, la fel ca și conflictul dintre o judecătorie și un tribunal. Conflictul dintre două curți de apel, dintre o curte de apel și un tribunal sau dintre o judecătorie și o curte de apel se soluționează de Înalta Curte de Casație și Justiție. Tot această din urmă instanță, fiind instanța superioară comună, va soluționa conflictul între două judecătorii sau două tribunale aflate în circumscripția unor curți de apel diferite.
Astfel, conflictul de competență ivit între Judecătoria Cluj – Napoca și Judecătoria Turda va fi soluționat de Tribunalul Cluj, iar conflictul negativ de competență ivit între Judecătoria Cluj-Napoca și Judecătoria Constanța va fi soluționat de Înalta Curte de Casație și Justiție.
O altă regulă în strânsă legătură cu regulile privind competența este cea potrivit căreia nimeni nu poate fi chemat în judecată pentru aceeași cauză, același obiect și de aceeași parte înainte mai multor instanțe competente sau chiar înainte aceleiași instanțe, dar prin cereri diferite. De exemplu, A nu poate cerere obligarea lui B la restituirea împrumutului de 1000 lei prin două cereri distincte, înregistrate la Judecătoria Cluj-Napoca. Această situație este cunoscută sub denumirea de litispendență. Regula a fost instituită pentru a evita o dublă judecată și pronunțarea unor hotărâri judecătorești contractorii. Astfel, când părțile sau chiar instanța au cunoștință că o altă cauză cu același obiect se judecă între aceleași părți, se invocă excepția litispendenței. În urma admiterii acestei excepții, dosarul va fi trimis primei instanțe sesizate sau instanței mai înalte în grad, urmând a se continua judecata doar a primei cereri formulate sau a cererii înregistrate la instanța mai înaltă în grad.
Pot exista și situații în care judecarea unei cereri, înregistrate pe rolul instanței competente să se facă de o altă instanță decât cea sesizată din motive ce țin de siguranța publică sau bănuială legitimă. În cazul în care există îndoială cu privire la imparțialitatea judecătorilor din cauza circumstanțelor cauzei sau a relației conflictuale locale sau dacă judecarea procesului la un anumită instanță riscă să tulbure ordinea publică, se poate cere strămutarea procesului la o altă instanță de același grad.
O altă situație este conexitatea. Când pentru buna desfășurare a procesului, se poate decide judecarea împreună a unor cauze între care există o strânsă legătură. Astfel, dacă A revendică un imobil de la B, iar între B și C se judecă un alt litigiu privind costul reparațiilor efectuate la imobilul revendicat, se poate decide judecarea împreună a celor două cauze.