Părțile unui proces civil sunt persoanele asupra cărora se răsfrâng, în cele din urmă, efectele hotărârii judecătorești. Părțile inițiale sunt reclamantul și pârâtul, căci având caracter contencios și contradictoriu, procesul civil opune un reclamant și un pârât care își dispută un drept sau dezbat o situație juridică. Alături de reclamant și de pârât pot interveni într-un proces deja început și alte persoane, cum este intervenientul voluntar principal, care pretinde pentru sine dreptul dedus judecății. De asemenea, anumite persoane pot fi introduse în proces, cum este cazul celui chemat în garanție, a celui arătat ca fiind titular al dreptului sau a celui chemat în judecată întrucât ar putea pretinde aceleași drepturi ca și reclamantul.
Toate aceste persoane, părți într-un proces civil își pot exercita drepturile procesuale personal sau prin intermediul unui mandatar ales, caz în care reprezentarea este convențională.
Există însă și situații în care legea impune reprezentarea anumitor persoane, considerându-se că acestea nu își pot exercita singure drepturile și obligațiile procesuale, cum sunt personale lipsite de capacitatea de exercițiu, caz în care vorbim despre reprezentarea legală.
O situație particulară este cea a persoanelor cu capacitate de exercițiu restrânsă, care sunt doar asistate de ocrotitorul legal.
La rândul ei, instanța de judecată are posibilitatea de a aprecia dacă este cazul ca partea să fie reprezentată în proces, caz în care reprezentarea este judiciară.
În toate formele și situațiile în care intervine, reprezentarea se limitează doar la exercițiul drepturilor și a obligațiilor procesuale, căci efectele hotărârii se vor răsfrânge tot asupra persoanelor reprezentate.
Reprezentarea convențională presupune că drepturile și obligațiile procesuale sunt exercitate, respectiv îndeplinite, prin intermediul unei persoane alese de parte. Reprezentantul va fi cel care participă la toate termenele de judecată, propune probe, formulează apărări și ridică excepții în numele reprezentatului.
Desigur, odată ales un reprezentant care prezintă garanțiile de a conduce procesul, partea poate lipsi de la termenele de judecată. Dar, și această regulă comportă anumite excepții, existând cazuri în care legea impune prezența personală a părților în fața instanței. Un exemplu este administrarea interogatoriului, când răspunsurile la întrebările adresate de partea adversă se impune a fi date personal, căci scopul interogatoriului este de a surprinde recunoașterea pretențiilor părții adverse, ori acest act poate fi făcut doar personal de parte. Însă, dacă partea se află în străinătate, dispozițiile legale permit părții să fie interogată prin intermediul mandatarului. Acesta din urmă nu va răspunde în locul părții pe care o reprezintă ci doar va depune răspunsul dat de parte la interogatoriul formulat în scris. Practic, interogatoriul formulat în scris îi va fi comunicat reprezentantului, care la rândul său îl va comunica părții pe care o reprezintă, urmând a depune răspunsul acesteia.
De asemenea, în cazul divorțului se impune ca părțile să fie prezente personal în tot cursul judecății, iar dacă reclamantul lipsește nejustificat și se prezintă doar pârâtul, cererea acestuia va fi respinsă ca nesusținută. Astfel, în cazul divorțului chiar dacă partea are un reprezentat ales, prezența acestuia nu este suficientă, fiind necesar ca părțile să participe efectiv la fiecare termen de judecată.
Cea mai des întâlnită formă a reprezentării convenționale este reprezentarea prin avocat. Dar, părțile pot alege și un alt mandatar care să le reprezinte interesele în cursul unui proces. Dincolo de diferențele care țin de competențele și abilitățile profesionale, legea limitează rolul mandatarului care nu este avocat, stipulând că acesta nu poate pune concluzii asupra excepțiilor procesuale și nici asupra fondului decât prin avocat. Astfel, dacă se invocă o excepție procesuală, cum ar fi excepția necompetenței teritoriale a instanței de judecată, reprezentantul care nu are calitatea de avocat nu va putea pune concluzii asupra acestei excepții, adică nu va putea arăta poziția părții, nu va putea solicita respingerea excepției cu arătarea argumentelor. De asemenea, el nu va putea pune concluzii pe fondul cauzei, nu va putea solicita și argumenta admiterea sau după caz, respingerea cererii de chemare în judecată.
Ce va putea face mandatarul care nu are calitatea de avocat? Va putea redacta și semna cererea de chemare în judecată, va putea propune probe, precum va putea să participe la administrarea probelor, inclusiv să adresase întrebări martorilor.
Această limitarea nu se aplică mandatarului care este soț sau rudă până la gradul al doilea inclusiv cu partea reprezentată și este licențiat în drept. În această situație, mandatarul are toate prerogativele unui avocat, limitat desigur, la acel proces în care reprezintă partea.
O altă diferență între cele două forme de reprezentare convențională este dată de forma și dovada mandatului.
Împuternicirea de a reprezenta o parte dată mandatarului care nu are calitatea de avocat se dovedește prin înscris autentic. Dreptul de reprezentare mai poate fi dat și prin declarație verbală făcută în fața instanței de judecată și consemnată în încheierea de ședință. Dacă cererea de chemare în judecată este făcută prin mandatar, va avea atașată procura în original sau în copie legalizată.
Mandatarul care are calitatea de avocat va face dovada dreptului de a reprezenta partea prin împuternicirea avocațială.
În timp ce persoanele fizice pot fi reprezentate convențional prin avocat sau printr-un alt mandatar, o altă persoană fizică care nu are calitatea de avocat, persoanele juridice pot fi reprezentat în fața instanțelor doar prin avocat sau prin consilier juridic. O societate nu va putea fi reprezentată într-un proces de administrator, chiar dacă acestea are puterea de a reprezenta interesele societății în relația cu terții, ci va fi necesar ca administratorul să încheie un contract de asistență cu un avocat.
De fiecare dată când o persoană afirmă că acționează în calitatea de reprezentant al unei părți se impune să facă dovada acestei calități, fie prin atașarea împuternicirii avocațiale, fie prin atașarea procurii în original sau în copie legalizată. Dacă această dovadă nu este făcută, cererea formulată și actul de procedură efectuat vor fi anulate. Sancțiunea este firească, întrucât în lipsa dovezii nu se poate stabili cu exactitate că actul exprimă intenția părții și că persoana care afirmă că are calitatea de mandatar a fost împuternicită în acest sens.
De regulă, mandatul pentru reprezentarea în fața instanței este unul special, dat în mod expres pentru procesul respectiv. Astfel, un mandat general nu este suficient pentru a justifica reprezentarea în fața instanței. Mandatul prin care persoană o împuternicește pe alta să se îngrijească de recolta sa, de întreținerea și de vânzarea acesteia, nu justifică și puterea de a reprezenta partea într-un eventual litigiu ivit cu privire la vânzarea recoltei. Dreptul de reprezentarea trebuie conferit în mod expres, chiar inclus într-un mandat general.
Există situații în care pentru a se evita tergiversarea procesului, legea prezumă că dreptul de reprezentare este dat și printr-un mandat general. Este astfel cazul persoanei care a dat procura generală și care nu are nici domiciliul și nici reședința în țară. Revenind la exemplul anterior, dacă persoana care a dat mandatul pentru îngrijirea și vânzarea recoltei nu are domiciliul în țară, va putea fi reprezentată într-un proces privind vânzarea recoltei de mandatarul desemnat, chiar dacă nu a fost acordată în mod expres această prerogativă, fiind prezumată de legiuitor.
Indiferent dacă dreptul de reprezentare a fost acordat printr-un mandat special sau este presupus a fi cuprins într-un mandat general, actele procesuale de dispoziție, renunțarea la judecată sau la dreptul dedus judecății, încheierea unei tranzacții, se pot face doar în temeiul unui mandat special. Mandatarul este ținut să dovedească că a fost împuternicit în mod expres să efectueze aceste acte de dispoziție.
În cazul reprezentării prin avocat, mandatul special se presupune dat și pentru actele procesuale de dispoziție.
Reprezentarea legală intervine în cazul persoanei fizice lipsite de capacitate de exercițiu, respectiv în cazul minorilor care nu au împlinit 14 ani și în cazul persoanelor majore pentru care a fost instituită tutela, o măsura de protecție luată pentru ocrotirea intereselor acestora din urmă.
Persoanele lipsite de capacitate de exercițiu sunt considerate că nu pot aprecia și evalua consecințele exercitării drepturilor civile prin încheierea actelor juridice, precum nu au nici capacitatea de a sta singure într-un proces civil. Astfel, aceste drepturi sunt exercitate prin intermediul unui reprezentant legal, în măsură să evalueze și să cântărească consecințele încheierii actelor juridice sau a exercitării drepturilor procesuale.
De regulă, minorii sunt reprezentați legal de părinți sau de un tutore, în cazul în care din diferite motive, părinții nu se pot îngriji de interesele copiilor. Persoanele majore lipsite de capacitate de exercițiu sunt reprezentate legale de un tutore, desemnat de instanță odată cu instituirea măsurii de ocrotire.
Rolul și statutul reprezentantul legal diferă de cel al reprezentantului convențional, în primul rând prin aceea că reprezentarea își are izvorul în lege care impune această măsură pentru ocrotirea intereselor unei persoane, în timp ce reprezentarea convențională are izvorul în acordul părților. Dacă reprezentarea legală se impune în temeiul legii, reprezentarea convențională este lăsată la aprecierea părții, având libertatea de a alege să exercite singură drepturile procesuale sau printr-un mandatar.
Cele două forme de reprezentare, având temeiuri și rațiuni diferite nu se exclud. Reprezentarea legală poate fi dublată de reprezentarea convențională. Astfel, reprezentantul legal al unui minor poate alege să exercite drepturile procesuale ale minorului personal sau prin intermediul unui reprezentant convențional, avocat sau un alt mandatar.
Se poate întâmpla ca o persoană lipsită de capacitate de exercițiu să fie chemată în judecată ca pârât și să nu aibă un reprezentant legal. Pentru a nu întârzia judecata procesului, instanța poate numi un curator special din rândul avocaților desemnați de barou. Curatorul numit de instanță are toate drepturile și obligațiile reprezentantului legal, chiar dacă are calitatea de avocat, poziția acestuia este diferită de cea a reprezentantului convențional.
O măsură suplimentară pentru protecția drepturilor persoanelor fără capacitate de exercițiu este aceea că actele procesuale de dispoziție, precum renunțarea la drept, renunțarea la judecată sau încheierea unei tranzacții, vor produce efecte doar dacă instanța apreciază că ele sunt în interesul persoanelor ocrotite. Astfel, chiar dacă reprezentantul legal încheie o tranzacție, instanța poate decide să ignore conținutul acesteia, să nu pronunțe o hotărâre în baza acestei tranzacții și să continue judecata, dacă apreciază că acea tranzacție nu este în interesul persoanei ocrotite.
Desemnarea unui reprezentant poate fi dictată și de circumstanțele unui anumit proces, când o parte din cauza bătrâneții sau a bolii nu poate să își apere singură interesele în condiții corespunzătoare. În aceste cazuri, instanța poate numi un reprezentant, dintre avocații desemnați de barou, care să apere interesele părții.
Spre deosebire de reprezentarea legală, paragraful anterior are drept premisă faptul că partea are capacitate deplină de exercițiu, dar din diferite motive nu poate să își exercite singură drepturile procesuale. Este astfel cazul unei persoane de vârstă înaintată chemată în judecată pentru a repara un prejudiciu adus unui sistem informatic. Partea nu este doar lipsită de cunoștințe juridice ci și de cunoștințele tehnice necesare pentru a-și putea pregăti apărarea.
La fel ca reprezentarea din dreptul civil, reprezentarea părților în cadrul procesului, indiferent de formele sale, se rezumă doar la exercitarea drepturilor procesuale, efectele hotărârii sau consecințele neîndeplinirii unei obligații impuse de instanță se răsfrâng asupra părții.